レジ締めの際に金額が合わず、何度も計算し直した経験があるのではないでしょうか。現金の過不足は、単なる数字のズレにとどまらず、店舗経営者とスタッフの信頼関係に直結する重大な問題となります。
大きなトラブルになる前に、早急に対策したいところです。
そこで本記事では、違算金の概要や過剰金が生じる原因、発生時の正しい対処法などを解説します。正確なレジ管理を徹底し、安心して店舗運営を続けるための参考にしてください。
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【今回のコラムをざっくりまとめると…】
レジでの過剰金は、釣銭の渡し間違いや入力ミス、確認不足などが原因で発生します。放置すれば店舗の信用を損なう恐れがあるため、マニュアルの作成やスタッフ教育に加え、POSレジや自動釣銭機の導入などの対策が必要です。レジ業務を正確に、効率よく行いたい方はぜひ参考にしてください。
レジの「違算金」とは、レジ内に残っている現金の金額と、帳簿やレジ記録上の残高が一致しない場合に生じる差額のことです。たとえば1日の売上を計算した際に、レジ内の現金が多すぎたり少なすぎたりする状況がこれにあたります。
違算金は、店舗運営において避けて通れない課題のひとつであり、現金を扱う小売店や飲食店ではよく見られます。特に、直接釣銭をレジから取り出してお客様にお渡しする簡易タイプのレジに多いです。
単純なヒューマンエラーであることも少なくありませんが、放置すると不正や管理体制への信頼低下につながりかねません。そのため、違算金が発生した際は、まず原因を特定し対策を講じることが大切です。
レジで過剰金が発生する背景には、以下のような原因があります。
それぞれ見ていきましょう。
過剰金が発生する原因のひとつが「お釣りの渡し間違い」です。たとえば、顧客に実際より少ない金額のお釣りを渡してしまった場合、レジ内には余分な現金が残り、過剰金となります。
特に、混雑時や長蛇の列で焦っているとき、新人スタッフが慣れない手順で対応しているときに起こりやすい傾向があります。お釣りの渡し間違いを防ぐためには、落ち着いて釣銭を数えて手渡す習慣や、自動釣銭機の活用などが有効です。
レジの打ち間違いも、過剰金が発生する原因です。お客様から預かった金額は合っていても、商品価格や預かり金額を誤入力した場合、レジ上の帳簿と現金残高に差異が生じます。
たとえば、9,000円の会計でお客様から10,000円を受け取ったにもかかわらず、誤って「1,000円」と入力してしまうケースです。このケースではすぐに気づきますが、金額が誤差なら気づきにくいでしょう。
特にスピードを重視して焦ると発生しやすく、確認作業を怠ったときに見落とされがちです。打ち間違いはよく発生するため、入力後の確認ルールを徹底することや、POSレジを導入して自動化することが有効な対策となります。
レジの違算金は、開店や閉店時の現金確認不足からも発生します。具体的には、開店時に釣銭準備金の金種を数え間違えたり、閉店時のレジ締めで現金を正しくカウントできなかったりするケースです。
特に、慣れからくる「大丈夫だろう」という思い込みや、疲労による集中力の低下が原因となることが多いです。小さな確認ミスが積み重なると、過剰金や不足金の原因となり、帳簿管理の信頼性を損ないます。
両替業務におけるミスも過剰金発生の一因です。たとえば、会計中に不足した硬貨を両替した際、誤って金種を数え違えたり、渡すべき金額を勘違いしたりするケースがあります。
特に、大きな紙幣から小銭へ、またはその逆の両替では手順が複雑になりやすく、その分ミスも発生しやすいです。混雑した時間帯や、急いで両替を行った場合に発生しやすいのも特徴です。
このようなトラブルを避けるためには、両替時のルールを定め、声出し確認などを取り入れましょう。
シフト制の店舗で特に注意すべきなのが、担当者交代時の「引き継ぎミス」です。勤務交代の際に、レジ内の現金残高や処理状況を正確に伝えられなかった場合、後任者が誤った認識で業務を続けて過剰金が発生します。
口頭での曖昧な引き継ぎが原因となることが多いです。引き継ぎのルールを明確にし、責任者が確認サインを行うなどの対策を講じるとよいでしょう。
レジで過剰金が発生した場合は、以下のステップで対処しましょう。
それぞれ解説します。
過剰金が発覚した際、最初にすべきことは慌てず、冷静にレジ内の現金を再確認することです。金額を数え間違えている可能性もあるため、まずは落ち着いて丁寧に数え直しましょう。
その際、同じ担当者だけでなく、別のスタッフにダブルチェックを依頼すると、より正確に確認できます。特に混雑後や交代直後などは焦りがちなため、冷静に再確認することが大切です。
過剰金が事実として確認できたら、必ず責任者に報告する必要があります。どれだけ混雑していても、一旦レジを閉めて店長や上司に速やかに共有しましょう。
レジのジャーナル（取引記録）や防犯カメラを確認し、どの時点で差額が生じたのかを調査します。
など、原因が明確になれば今後の防止策を立てられます。レジで過剰金が出た場合は、忙しい時間帯でも慌てず、責任者に報告しましょう。
レジの過剰金の原因が特定できない場合、過剰金は一時的に「現金過不足」として処理します。そして、決算や確定申告の時点までに原因が明らかにならない場合は、「雑収入」として計上しなければなりません。
当然ですが、余分に残ったお金を個人のポケットマネーにするのは厳禁です。不正とみなされ、店舗の信頼を大きく失うリスクを伴います。
なお、法律上、正当な理由がないにもかかわらず、他人の財産によって利益を得た場合には、返還する義務があります。返金を怠ると法律違反になるため注意が必要です。
レジで発生する違算金を防ぐには、スタッフへの教育や業務ルールの徹底だけでなく、仕組みそのものを見直すことが重要です。以下のような対策が挙げられます。
それぞれ解説します。
レジで発生する違算金の多くは、人的ミスによるものです。そのため、まずは「再確認を習慣化する仕組み」を整えることが欠かせません。
具体的な対策としては、以下のとおりです。
マニュアルを整備し、全スタッフが同じ基準でレジ操作を行えるようにすることで、属人的な対応を防げます。また、定期的な研修を行い、違算金が発生した場合の報告・連絡・相談の流れを明確にしておくことも重要です。
このように、人的ミスを減らすためのルール作りと教育を実施することで、スタッフの意識が高まり、ミスの大幅な軽減につながります。
手作業によるミスを根本的に無くすためには、システム面での対策も有効です。POSレジや自動釣銭機を導入することで、売上計算や釣銭計算を自動化でき、手作業による入力や数え間違いといったヒューマンエラーを根本的に防げます。
特に自動釣銭機は、正確なお釣りを即座に算出し、スタッフの負担を軽減しながらスピーディーな会計を実現します。また、POSレジは売上データや顧客データの分析機能も備えているため、違算金対策と同時に店舗運営全体の効率化を図れる点が魅力です。
とはいえ、POSレジは多くのメーカーから販売されており、どの製品を選べばいいか迷うところ。高機能Android型クラウドPOSレジの「CASHER」は、店舗の業種・規模・用途に合わせてカスタマイズできます。コストを抑えながら業務を効率化させたい店舗は、ぜひ検討してみてください。
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レジでの過剰金や不足金といった「違算金」は、ちょっとした確認不足や入力ミスなど、誰にでも起こり得るミスから発生します。放置してしまうと店舗全体の信用問題に発展する恐れがあるため、早急かつ正確な対応が求められます。
日々の業務ルールを徹底し、スタッフへの教育はもちろん、POSレジや自動釣銭機といったシステムを導入することで、違算金の発生を大幅に抑えることが可能です。
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