POSの基礎知識
「これからPOSレジを導入する予定だけど、いまいちPOSレジのことが分からない」という企業も多いでしょう。
POSレジの概要や機能などを事前に知っておくことで、導入をスムーズに進められるとともに、POSレジによる効果をより高められるでしょう。
そこで、この記事ではPOSレジシステムを導入するにあたっては、事前に知っておくべきPOSレジの選び方、導入手順、メリット、活用できる補助金などの基本的な情報を解説します。
【今回のコラムをざっくりまとめると…】
この記事では、POSシステム導入の流れとポイントを解説しています。業態に合った機能選定、費用の見積もり、システムテストが重要です。また、スタッフ教育を徹底し、運用初期のサポート体制を整えることで、スムーズな導入と運用が実現します。
従来のレジスターは、商品・サービスの会計・決済業務に特化したもので、それ以外の機能はありませんでした。
一方で、POSレジは販売する商品・サービスのバーコードを読み込む際に、商品情報や顧客情報を自動で収集できるレジのことです。リアルタイムに収集した情報は蓄積され、さまざまな店舗運営に活用することが可能です。
POSシステムとも呼ばれますが、POSシステムはPOSレジで利用できるシステム全体を表す言葉です。POSレジは、POSシステムを搭載したレジのことを指します。
POSレジの種類は、以下の4つに分けられています。
形態により特徴が異なるのはもちろん。設置に必要なスペースや必要な周辺機器も異なります。詳しくは以下の記事をご覧ください。
関連記事：POSレジとは？種類や機能、選び方を徹底解説
代表的なPOSレジの機能を解説します。
商品・サービスの代金を受け取って計算する機能です。
商品・サービスが「いつ」「どこで」「どの程度」「誰」に売れたかをリアルタイムに分析・管理できる機能です。
関連記事：POSレジの売上管理機能とは？適切な活用方法について解説
顧客の性別や年齢層、来店人数などの情報を登録できる機能です。また会員制度がある場合にも、会員に向けてDMやクーポンの配布なども可能です。
関連記事：POSレジに求められる顧客管理機能とは？重要性やポイントを徹底解説
商品が販売されると、自動で在庫数に反映される機能です。また発注・仕入れ機能により、在庫の一元的な管理が可能です。
POSレジを導入することによって、得られるメリットについて解説します。
POSシステムと連携することで売上管理、在庫管理、商品管理、顧客管理などの管理が可能です。
データをリアルタイムに自動集計できることで、最新のデータを戦略へとすぐに反映させることができます。
たとえば、小売店では、売れ筋商品や売れていない商品を正確に把握してラインナップに反映させたり、飲食店では、顧客属性の分析をして新商品の開発や価格設定に活かしたりと店舗経営における幅広い活用につながります。
さまざまな管理や会計業務でPOSレジを活用することで、業務を効率化することができます。システムを一元化することで、複数店舗経営をしている場合にはスタッフの店舗間移動があってもスムーズな業務が可能です。
また、飲食店、クリニック、アパレルなどの小売業などの業種によって必要な機能を追加することで、より業務の効率化が期待できます。
業務の効率化によって業務時間が短縮され、人員の最適化が図れるようになります。これまで業務にかかる時間やパフォーマンスはスタッフの経験や能力に依存してきましたが、システムの導入により、新人でもスムーズな業務が可能になります。
POSレジ導入にはコストがかかりますが、長期的にはスタッフの教育にかかる負担やコストも軽減します。
会計における起こりやすいミスのひとつとして、商品価格の打ち間違いがあります。
POSレジでは、商品価格の設定などを事前に行うことで、会計時に価格を入力する必要がなくなります。会計以外にもさまざまな管理を自動で行えることで、人的ミスの防止につながります。
POSレジを導入することで、業務が効率化し、人的ミスを防止します。スタッフは顧客への対応に集中できるようになり、スムーズで安定した顧客対応が可能となります。
また、キャッシュレス決済など多様化する消費者行動に対応できる体制を整えることは、顧客満足度の向上につながるでしょう。
POSレジを導入する手順を5つのステップでご紹介します。
POSレジを導入する前に、導入のための体制を整えましょう。
POSレジは自店舗に合ったカスタマイズをすることが基本的に可能です。そのため、自店舗の課題や効率化したい業務などを具体的に挙げておくことで、どんな機能が必要かを把握する必要があります。
クレジットカードなどのキャッシュレス決済を導入することにより、キャッシュフローの流れが変わる可能性があります。仕入先との契約などさまざまな要因で現金が足りなくなるリスクを理解し、事前に確認しましょう。
不具合があったときや、日々の業務の中でPOSレジを適切に使用できるように担当者を定めましょう。 また、実際に使用する現場スタッフの負担にならないように、マニュアルや教育方法などを整えておくとよりスムーズに導入を実現できます。
POSレジを選択します。 POSレジにはさまざまな種類や周辺機能・オプションがあるため、自店舗の業種や店舗運営に合わせて選択しましょう。
自店舗の運営に適したPOSレジを選んだら、資料請求・問い合わせを行います。ホームページに記載されている情報だけでは、サービス内容や導入コストを正確に知ることができません。 また、不明点や不安な点を相談することにより、信頼できる会社かを見極めることにもつながります。 提供会社によっては電話相談の窓口が設置されているため、POSレジの導入が不安な方は一度相談してみましょう。
POSレジ提供会社とのやり取りで納得できた場合には、契約に移ります。 契約方法や手順はシステム提供会社によって異なるため、公式ホームページ等で確認しましょう。 契約する前に再度、サービス内容と導入コスト、サポート体制を確認することがおすすめです。
POSレジの契約が完了したら、店舗にPOSレジを導入します。 実際に設置したあと、提供会社によっては初期設定を行ってくれる場合もあります。 導入するにあたり、レジ業務における現場スタッフの負担をなるべく軽減できるように取り組むことが必要です。POSレジの説明やOJTの時間を設けるなど、導入後のスムーズな運用を目指しましょう。
導入するメリットを十分に受けるためには、自社に適したPOSレジを選定する必要があります。そこで、ここでは、POSレジを選定するポイントを紹介します。
POSレジ機能には、会計機能や決済機能などの基本機能の他に、在庫管理機能や顧客管理機能など多種多様な機能を追加できます。利便性を求めて、機能を追加することも大切ですが、自社の必要な機能が揃っているかどうかが最も重要です。
自社の必要な機能とは、自社の現在の状況における課題や、今後の店舗運営における目標を達成できるかどうかという観点から検討してください。必要な機能が明確になると、不要な機能の追加を防ぎ、コストの削減にもつながるでしょう。
また、業種ごとの必要機能がパッケージされた専用POSレジも最近では増えているため、あわせて確認してみると良いでしょう。
POSレジは便利な機能が搭載されていますが、従業員が使いこなせなければ十分に効果を感じることができない可能性があります。そのため、新人スタッフが経験豊富なスタッフと同じくらい使いこなせるような、わかりやすさと使いやすさが求められるでしょう。
無料トライアルが可能な場合には、提供会社に相談して、事前に使用感を確認することがおすすめです。
POSレジの導入費用には、初期費用と運用コストがあります。費用対効果を高めるためには、コストを下げ、POSレジ導入による効果を高めることが必要です。
そのためには、パッケージされた料金プランよりも、ある程度、柔軟な料金プランをカスタマイズできる提供会社を選定すると良いでしょう。業界別のPOSレジの選び方については、以下の記事をご覧ください。
それでは、POSレジ導入にかかる初期費用について解説しますが、導入方法やPOSレジの種類などによって、初期費用は大きく変わることから、一概に価格相場をご紹介するのは難しいため、ここでは初期費用に影響する主な４つの要素をご紹介します。
POSレジ導入の初期費用や月額費用における価格相場が気になる方は、以下の記事をご覧ください。
参考記事：POSレジの価格とは？料金形態や周辺機能・オプションについて解説します 参考記事：POSレジの導入費用とは？相場や付随してかかる費用を徹底解説
以下に、周辺機器の費用相場をまとめました。 ただし、さまざまな周辺機器がセット価格になっている場合を多くあるため、提供メーカーに確認することがおすすめです。
レジにある現金を保管している引き出しのことです。鍵付きタイプを選びましょう。キャッシュドロアの価格相場は約1万5,000円です。
決済にかかるレシートを出力するための機器です。別途、レシートロールも必要になります。レシートプリンタの価格相場は約4万～5万円、レシートロールは20ロール約2,000円～4,000円です。
顧客に合計金額や預り金、お釣りなどの情報を見せるための機器です。カスタマーディスプレイの価格相場は、約3万～3万5,000円です。
商品のバーコードを読み取るための機器です。バーコードリーダーの価格相場は、約1万5,000円～3万円です。
キャッシュレス決済端末は、クレジットカードや電子マネー、QRコード決済などのキャッシュレス決済を行うための機器です。 導入費用は無料であることが多い一方、ランニングコストとして利用手数料がかかります。
POSレジ導入の導入費用が気になる方は、以下の記事をご覧ください。
参考記事：POSレジの導入費用とは？相場や付随してかかる費用を徹底解説
最後に、POSレジ導入時に活用できる補助金・助成金について解説します。 POSレジにかかる費用を抑えたい方は、ぜひご覧ください。 ただし、補助金・助成金は公募期間が決まっています。公募する際には締め切りに注意しましょう。年度によって補助率や補助金額などの内容が変更になる場合もありますので、各機関の最新情報を確認してください。
中小企業や小規模事業者を対象とし、生産性向上に寄与する設備投資やコンサルティング導入などを行い、さらに最低賃金を引き上げた事業者を支援する助成金です。
POSレジを導入することで生産性を向上が見込めるという点から申請が可能です。申請する際にコースを選択します。賃金の引き上げ額や引き上げる従業員数により助成金の上限額が異なります。
中小企業・小規模事業者などを対象とし、業務効率化のために新しくソフトウェア・クラウドサービスの導入に活用できる補助金です。
ただし、ハードウェアやリースは補助対象にならず、導入するITツールがIT導入支援事業者によって登録されたものであることが必要であるため、申請前に対象を確認しましょう。申請が不安な方は、IT導入支援事業者によるサポートを受けることも可能です。
個人事業主などの小規模事業者や一定条件を満たす特定非営利活動法人などを対象とし、業務の効率化・生産性の向上・販路開拓などの支援を図る補助金です。
以下の小規模事業者持続化補助金の対象に該当することが必要です。支給要件とともに対象についても確認しましょう。
POSレジ導入に活用できる補助金の詳細は、以下の記事をご覧ください。
参考記事：POSレジ導入時は補助金を活用するべき！申請方法や注意点を解説
本記事では、POSレジの導入手順やメリット、利用できる助成金・補助金を解説しました。 POSレジを初めて導入する方は、POSレジの導入手順や選び方を理解し、自身の店舗運営に適したPOSレジを見つけましょう。
上記に一つでも当てはまる場合にはぜひ一度お問合せください。
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