POSの基礎知識
POSレジを導入することで、レジ機能だけでなく在庫管理や顧客管理などの機能により、店舗のさまざまな情報を一元管理できます。そのため業務効率化や人材不足への対策、マーケティング施策などに活用可能です。
しかし、そのためには経営者だけでなく従業員も同様にPOSレジを使いこなすことが欠かせません。従来のレジとはオペレーションが変更されるため、操作マニュアルの作成は必須です。
そこで、この記事ではPOSレジ導入時に作成すべき操作マニュアルについて解説します。
【今回のコラムをざっくりまとめると…】
この記事は、POSシステムのマニュアル作成の重要性について説明しています。明確でわかりやすいマニュアルは、従業員の理解を促進し、業務の効率化とトラブルの防止につながります。また、運用の標準化や教育の手間削減にも寄与しますので、下記の記事を参考にご検討してみてください！
POSレジとは、「販売時点情報管理」が可能なレジのことです。
商品のバーコードを読み取ると、POSレジに「いつ」「誰が」「何を」購入したのかという情報が一括で収集されます。
そのため、会計・決済業務だけでなく在庫管理や顧客管理、マーケティング施策などさまざまな店舗経営に活用できます。
以下に、主なPOSレジの種類をまとめました。自店舗に適した形態の機器を選定しましょう。
ターミナル型POSレジとは、機能を搭載したPOSシステムとレジ部分が一体化したレジのことです。高機能でカスタマイズしやすい一方で、コストが高額になりやすい特徴があります。
パソコン型POSレジとは、パソコンにPOSシステムをインストールして使用するレジのことです。パソコンとしての機能も利用できるため、個人事業主など小規模店舗に多い形態です。
ただし、バーコードリーダーやレシートプリンタなどの周辺機器を別途用意する必要があります。
タブレット型POSレジとは、タブレット端末やスマートフォン端末にPOSシステムをインストールして使用するレジのことです。直感的な操作で使用しやすく、持ち運びできる一方、ターミナル型と比較すると耐久性や機能性は劣ります。
また、バーコードリーダーやレシートプリンタなどの周辺機器を別途用意する必要があります。
モバイル型POSレジとは、スマートフォン型端末にPOSシステムをインストールして使用するレジのことです。最小サイズであるため、持ち運びに便利な一方、ターミナル型と比較すると耐久性や機能性は劣ります。
また、バーコードリーダーやレシートプリンタなどの周辺機器を別途用意する必要があります。
POSレジのレジ機能における使い方を、以下にまとめました。操作マニュアル作成時に参考にしてください。
通常の会計時のレジの使い方をまとめました。
バーコードがない商品を会計する際は、画面操作で対応します。
ただし、あらかじめ商品の登録をしていない場合には、レジスタッフが会計時に価格を手入力することが必要です。
割引やポイントを利用した会計方法は、以下の3つに分けられます。
通常の会計と同様に、バーコードを読み取って会計します。
あらかじめ「20%割引」「30%割引」などの割引率を設定しておき、そのボタンをタップすることで割引されます。
ポイントを使用して会計する場合には、ポイントカードをバーコードリーダーやスキャナ端末に挿入して情報を読み込み、使用ポイント数を入力します。
キャッシュレス決済を行うときの使い方をまとめました。
POSレジの在庫管理機能における使い方を、以下にまとめました。操作マニュアル作成時に参考にしてください。
システム上で棚卸や商品の店舗間移動、発注・入荷・出荷などを一元管理できます。しかし定期的な棚卸しを実施し、システム内の在庫数と実際の在庫数を確認することも大切です。
POSレジの顧客管理機能における使い方を、以下にまとめました。操作マニュアル作成時に参考にしてください。
会員システムのある店舗の場合、会員カードへのポイント付与やポイントを利用した購買が可能です。
最後にPOSレジ導入～運用までの流れを解説します。
まずは機能や価格、操作性、デザイン、サポート体制などの点を検討し、自店舗に適したPOSレジを導入してください。
その際、「自店舗のPOSレジを導入する目的」や「現在の店舗の課題」を明確にしておくことで、どのようなPOSレジが自店舗に適しているのか見えてくるでしょう。POSレジを選定する前に、店舗の現状分析や従業員へのヒアリングを実施することがおすすめです。
POSレジの機器の搬入は、基本的に提供メーカーが実施してくれます。そのため、どこに設置するのかを決めておきましょう。
POSレジの種類によってサイズも大きく異なります。従業員や顧客の導線を確保するため、スペースに余裕をもって考えておくことが大切です。
POSレジの初期設定や周辺機器との接続を実施します。提供メーカーがサポートしてくれる場合もあるため、事前に確認しておきましょう。
商品情報や在庫数、操作に必要な情報などを事前にPOSレジに登録します。店舗の規模が大きいほど負担になりますが、POSレジの機能を使用するために必ずすべての商品を登録してください。
従業員向けの操作マニュアルを作成し、従業員への研修・教育を実施します。ここまで解説した内容をもとに、オペレーションを変更してください。
十分に従業員に新しいオペレーションを教育できたら、実際に運用を開始します。
運用してすぐは、思ったようにスムーズな運営ができないかもしれません。そのため、まずは複数あるレジのうち一つから運用を開始したり、人員を多めに配したりするなどの工夫をすることがおすすめです。
この記事では、POSレジ導入時に作成すべき操作マニュアルについて解説しました。
POSレジにはさまざまな機能があるため、すべてを有効に使用するには操作マニュアルの作成が欠かせません。操作自体は簡単にできるものの、従業員が混乱しないようにオペレーションを文書化しましょう。
上記に一つでも当てはまる場合には、ぜひ一度お問い合わせください。
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