POSの基礎知識

「POSシステムとは」基本的な仕組みをどこよりもわかりやすく解説します!

2021/08/24

これまでは数十店舗など大規模なチェーン展開をおこなう大企業が使用するものと考えられていたPOSシステムは、現在では技術の進歩によって手軽に導入できるようになりました。

POSレジには数多くのメリットがあることから、数店舗経営の企業や、個人のお店にも導入するケースが増えてきています。

この記事では、POSシステムの基本的な仕組みについて簡単にわかりやすく解説します。

POSシステムの導入をご検討中の方はぜひ参考にしてみてください。

目次
1 POSシステムとは 1.1 POSシステムの仕組み 1.2 POSシステムの機能・管理できる情報一覧 1.3 POSレジは2タイプに分けられる 2 クラウドPOSシステム(POSレジ)を選ぶときの注意点 2.1 通信トラブルの少ないものを選ぶ 2.2 保存データ量・期間の制限 2.3 外部サービスとの連携 3 まとめ

POSシステムとは

POSレジの店頭イメージ

POSシステムとは、バーコード(JANコード)を使って売上管理や在庫管理ができるシステムのことです。

また、POSレジなどPOSシステムを使うための周辺機器を指すこともあります。

なお、POSシステムのPOSとは「Point of Sale」の略で、日本語では「販売時点情報管理」という意味です。

POSシステムの仕組み

POSシステムでは、バーコードをスキャナーで読み取ることで、さまざまなデータを蓄積します。

従来のレジは「会計」しかできませんが、POSシステムを搭載したPOSレジは集めたデータを分析し、経営戦略に役立てることができるのです。

 

POSシステムで蓄積されるデータ

  • 商品名
  • 商品価格
  • 購入日時
  • 購入個数
  • 購入された店舗
  • 性別・年齢層など(ポイントカードを発行した場合)

 

下記でPOSシステムの一連の流れを見てみましょう。

  1. お客様が購入する商品のバーコードをPOS端末でスキャン
  2. スキャンした商品の情報がPOSシステムのデータと照合される
  3. 決済処理の完了後、商品名・値段・個数・日時などのデータが本部に送信され「売上情報」として蓄積される
  4. 蓄積された情報をもとに売上管理・在庫管理をおこなう

POSシステムは、インターネット回線に接続して使用します。

オフラインでもレジ単体で会計機能を使用することはできますが、決済情報をデータ化して保存するためにはインターネットが必要です。

POSシステムの機能・管理できる情報一覧

POSシステムは非常に高機能で、さまざまな情報を管理することができます。

 

会計

商品の合計金額、お釣りを計算する機能

売上管理

いつ・何が・どんな決済方法で売れたのかなどを記録する機能

在庫管理

売上の記録と同時に在庫数を更新。リアルタイムの在庫状況がわかる。

在庫が一定数を下回ると自動的に発注依頼する機能がついているものもある

商品情報管理

お店で取り扱う商品の「商品コード」「名称」「値段」などをPOSシステムに登録する機能

顧客情報管理

顧客の年齢、性別、日時、保有ポイントなど、顧客の行動を分析することで次回の接客に活かすこともできる

売上分析

集計した売上データをもとにABC分析、REF分析、CPM分析など売上向上のための分析ができるPOSレジもある

売上ジャーナル

レシートと同じ内容のデータを保存しているため、商品の返品やレジ入力ミスがあったときに確認可能。印刷もできる

勤怠管理

従業員の出退勤管理、シフト作成・管理機能があるPOSレジもある

POSレジは2タイプに分けられる

選択肢のイメージ画像

POSシステムを搭載したPOSレジにはさまざまなタイプがありますが、大きく分類すると、以下の2つのタイプに分けられます。

レガシーPOS(据え置き型POS/ターミナルPOS)

レガシーPOSは据え置き型POS・ターミナルPOSとも呼ばれ、従来レジと同じような形状のレジにPOS機能が追加されたものです。

レガシーPOSは導入コストがかなり高くなり、定期的なリプレース(入れ替え)が必要なため、個人店舗で導入されることはあまりありません。

クラウドPOS(タブレットPOS)

今トレンドとなっているのがクラウドPOSで、レガシーPOSに比べると安く、手軽に導入できるのが大きなメリットです。

クラウドPOSでは、タブレット端末などにアプリ(ソフトウェア)をインストールし、クラウドサーバー上にデータを保存します。

売上情報をノートに書いた場合、手元にノートがなければ売上情報を確認することができませんが、クラウドサーバー上に売上情報データを保存すれば、インターネットにアクセスするだけでいつでも・どこでも売上情報の確認や活用ができるのです。

クラウドPOSシステム(POSレジ)を選ぶときの注意点

注意点のイメージ画像

レガシーPOSの場合はどうしても導入コストが高額になりますが、クラウドPOSシステムは低価格化が進んでおり、中には無料で利用できるPOSシステムもあります。

ただし、無料の場合は機能がかなり制限されるため注意が必要です。せっかく導入しても使いたい機能が使えない、データを活かせないのでは導入した意味が無くなってしまいます。

ここからは、クラウドPOSシステムを選ぶときの注意点についてご紹介いたしますので、ぜひPOSレジ選びの参考にしてみてください。

通信トラブルの少ないものを選ぶ

POSシステムではインターネットを使用するため、データ送受信の安定性が非常に重要です。

POSレジにはiPadレジと専用端末レジがありますが、iPadレジの場合は通信トラブルという大きな懸念があります。

無線通信のWi-FiやBluetoothを使っているため、有線と比較するとどうしてもトラブルが多くなるのです。また、iOSのアップデートも通信環境に影響します。

通信トラブルのせいで決済に失敗するようなことがあればお客様に迷惑をかけることになってしまうため、通信トラブルが少ないものを選びましょう。

保存データ量・期間の制限

毎日使い続ければ、POSシステムに蓄積されるデータはどんどん増え続けます。

POSシステムは低価格化が進んでおり、中には無料で利用できるPOSシステムもあるものの、無料サービスの場合はかなり機能が制限されます。たとえば、下記のような違いがあります。

  • 無料サービス…保存できるデータ量、保存期間、商品登録数が制限されていることがほとんど
  • 有料サービス…保存できるデータ量や保存期間が無制限で利用できる

無料サービスの場合、「分析のために数年前のデータを見たい」と思っても削除されてしまって閲覧不可能ということもあり得るのです。

一方、有料サービスの場合はサーバーを利用するための月額料金がかかるものの、膨大なデータがいつまでも蓄積され続け、好きなときに確認・分析をおこなうことができます。

外部サービスとの連携

外部サービスとの連携ができるかどうかという点も重要なポイントです。

POSシステムは、基幹システム・会計システムなど元々使用していたさまざまな外部サービスと連携させることが可能ですが、サービスによっては連携に対応していないケースもあります。

導入後に外部サービスとの連携ができなかったことに気付いて後悔することのないよう、事前にしっかり調べておきましょう。

まとめ

バーコードをピッと読み取るだけで、重要なデータを集めて保存してくれるPOSシステム。

売上管理・在庫管理など非常に高機能で、インターネットに接続できる端末があればいつでもデータの管理や閲覧ができるため、業務を大幅に効率化できます。

POSシステムにもさまざまな種類がありますが、長く使い続けるものですので「保存データ量・期間」「外部サービスとの連携」などについてもしっかりと検討するのがおすすめです。

また、お客様との信頼関係に大きく影響する「データ通信の安定性」もPOSシステム選びに欠かせない重要なポイント。

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