POSの基礎知識 POSレジの導入に迷っている企業の中には、「従来のレジに慣れていて、POSレジの操作に慣れるのが大変そう」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。
POSレジを上手に活用できれば、レジ業務の効率化に加え、高度な売り上げ予測などによるマーケティング強化に役立ちます。基本的なPOSレジの使い方をこの記事で学び、店舗運営のスマート化に役立てましょう。
【今回のコラムをざっくりまとめると…】
この記事では、POSレジの基本的な使い方を解説しています。売上登録、在庫管理、レポート作成などの主要機能を活用することで、業務効率を向上できます。正しい設定とスタッフへの教育が、効果的な運用の鍵となります。
POSレジは、店舗での売上を自動で記録することができるレジです。 どの商品が、いつどこで購入されたのか、いくらで購入されたのかという情報を、一括管理できます。 商品データの読み込みは、会計の際のバーコード読み取りの際に自動で行われます。 レジ業務と別途作業が発生するわけではないため、非常に便利です。近年はPOSレジを使って読み込まれたPOSデータを活用し、売り上げ予測や販売促進などのマーケティング施策を展開するケースも増えてきています。
従来のレジスターは、商品をバーコードで読み取り、代金や釣銭の受け渡しを行うといった会計機能と決済機能に特化していました。 そのため従来のレジスターの場合、1日の締め作業や在庫数の確認や発注作業、マーケティングにおける顧客情報の収集などは別途行う必要があります。 一方POSレジでは会計機能や決済機能だけでなく、在庫管理機能や顧客管理機能などの機能もカスタマイズできます。 そのため、お金や商品の動きをPOSシステム上で一元管理できます。 また、画面に表示されるタッチパネルに従ってタッチするだけで目的の操作ができるといった直感的な操作性も実現しています。 POSレジについては以下の記事で詳しく説明していますので、ぜひご覧ください。 関連記事：POSレジとは？種類や機能、選び方を徹底解説
POSレジには大きく分けて、以下の3つの主要タイプが存在します。
ターミナル型POSレジは、一般的な据え置きタイプのレジスターにPOS機能が搭載されたものです。 現金管理やレシート発行など会計業務に必要なすべての機能が一通り実装されているハードウェアのため便利です。 ただ、設置スペースの確保が難しいことや、本体の導入コストが大きいことなどから、導入は、大規模店舗に限定されやすいデメリットがあります。 パソコン型POSレジは、PCにPOSレジソフトをインストールして運用するというものです。 既存のパソコンがあればそれにソフトをインストールするだけなので、初期費用を安く抑えられます。 ただ、パソコン型の場合はキャッシュドロワーやレシート印刷機といった周辺機器を別途用意しなければなりません。 タブレット型POSレジは、パソコン型をより便利にしたような製品です。 スマホやタブレットにPOSレジシステムをインストールし、手軽にPOSレジを利用できます。 PCよりもスペースを取らず、直感的に操作ができることから、気軽に導入を進められる製品です。
【機能別】POSレジの操作マニュアル一覧！使い方をわかりやすく解説
POSレジの基本操作は、主に以下の5つのステップに分かれます。
バーコードの読み取りや商品選択で商品登録を行うと、POSレジ上では小計が表示されます。 支払い金額を確認の上、購入者に支払い方法を選んでもらい、実際に支払う金額を入力しましょう。 すると決済処理が行われるので、会計完了と同時にレシートを発行すれば、操作は完了です。 文字にしてみると複雑なような感じを受けるかもしれませんが、実際に操作をしてみると非常にシンプルであることが実感できるでしょう。 以下で詳細な操作内容を確認します。
POSレジを使った商品登録は、バーコードリーダーを使って行います。あらかじめ登録されている情報に基づき記録されるので、バーコードを読み込むと自動で登録が完了します。
バーコードが設定されていない商品の場合、手動で商品情報を入力します。個人で店舗を運営している場合などは、このような情報入力がメインになることもあるでしょう。最近ではPOSレジソフト上で商品情報を事前に登録し、タップして選択するようなやり方も増えています。
商品の登録が終わったら、小計を購入者に提示します。小計を出す際には、POSレジ本体にキーが用意されているか、ソフト上に小計ボタンが用意されているため、これをタップしましょう。
小計を実行することで、登録した商品の金額が自動で合算され、支払い金額が明らかになります。小計を実行する前に、商品の登録忘れがないかを確認します。登録漏れがあった場合は、小計を取り消して商品登録を行いましょう。
小計を購入者に提示したあとは、支払い方法を選択してもらいます。
どのような支払い方法を選択できるかは、基本的に事業者側の設定次第となります。
カード決済に対応している場合はクレジットカードでの支払いができますし、I.D決済やQ.Rコード決済などを用意している場合もあるでしょう。
最近では現金支払いを排除した、完全キャッシュレス決済を導入している店も増えています。
POSレジはこれらの支払い方法へ柔軟に対応できるため、非常に便利です。
購入者から受け取る金額を、POSレジに直接入力します。
入力金額を間違えてしまうと、閉店後のレジ締め作業などの対応の際に修正が必要になるため、気をつけて入力を行いましょう。
ただ、釣り銭の計算などはPOSレジが自動で行ってくれるため、表示される金額や画面の案内に従って、処理を実行するだけで基本的には問題ありません。
決済処理が完了したら、レシートの発行が行われます。
従来のように紙でレシートを発行できるのはもちろんですが、最近では電子発行に対応しているPOSレジも登場しています。
メールなどでレシートや領収書を発行できるため、どのような発行方法が良いのか、購入者に尋ねると良いでしょう。
もちろん、購入者が不要と答えた場合には、レシート発行の必要はありません。
クレジットカードを使った決済の場合、その明細票も発行されるため、忘れずに渡しましょう。
POSレジのレジ機能は、日々の会計業務を効率的かつ正確に行うための基本機能です。操作はシンプルで、商品のバーコードを読み取ると価格が自動的に反映され、合計金額や割引の適用もすぐに処理されます。
現金支払いだけでなく、クレジットカード決済や電子マネー、QRコード決済などのキャッシュレス決済にも対応可能です。キャッシュレス決済の場合も、支払い方法に応じて「カード支払い」「バーコード支払い」などのボタンをタッチするだけでスムーズに決済が完了します。
POSレジならではの強みとなるのが、売上管理機能の活用です。 その日商品がどれくらい売れたか、どんな商品の売れ行きが良かったのか、何時ごろに売り上げのピークがやってきていたのかなど、さまざまなデータを有効活用することができます。 データ活用の方法もさまざまですが、蓄積されたデータを用いて、セール期間の設定や割引率の設定、その他季節性の高いプロモーションなどに役立てられるため、データの使い方について学んでおくことが大切です。
売れ筋商品や死に筋商品などを把握することで、新商品開発時に活用が可能です。 例えば、価格や購入者の年齢層・性別などの情報を多角的に分析することで、売れる商品の特徴が見つかるでしょう。 飲食店経営では、イベントや季節などに合わせた新メニューを開発する機会が多くあります。 そのため、人気メニューをつくるうえで、売上管理は飲食店向けに欠かせない機能といえるでしょう。
POSレジに蓄積されたデータは、さまざまなマーケティング施策に応用できます。 代表的なのが、発注量や販売量の調整です。 商品がよく売れる時期とそうでない時期、あるいは売れる商品と売れてない商品を数値化し、最適な商品ラインナップと在庫状況を実現できます。 また、セット購入の展開や陳列方法の改善といった、大きな費用をかけずに売り上げをアップさせられる施策の展開にも、POSデータが活躍します。
人材配置の効率化においても、POSレジは活躍します。 蓄積された売上データを駆使して、繁忙期と閑散期をよりミクロに分析し、人材配置の最適化に役立てることが可能です。 この時間帯やこの曜日は少ない人手で良い、あるいはこの時間だけ人を増やした方が良いなどの意思決定に繋がり、人材不足の解消や人材コストの削減を促します。 複数の店舗を構えている場合、店舗間をまたいだ柔軟なシフト調整にも役立つでしょう。
POSレジには、現状の商品在庫状況がどうなっているかをリアルタイムで確認できる、在庫管理機能が搭載されています。 発注業務の効率化やマーケティングの改善、そして店舗間の柔軟な在庫移動を促し、売り上げ向上に貢献できます。 リアルタイムの情報収集とインターネットでの情報共有能力を最大限に活用し、店舗運営を効率的なものへアップデートしましょう。
POSレジを導入することで、商品の売上情報から逆算し在庫状況を極めて正確に把握できるようになります。 感覚的な在庫状況把握に頼ることなく、数値化された各商品の在庫情報を用いて、発注をかけるかどうかの判断が行えます。 売れ行きが良い商品はPOSデータからすぐにわかるので、早めの仕入れにより売り切れを回避し、機会損失の予防で売上向上を目指せるでしょう。
在庫数に関するデータを用いて、マーケティングを柔軟に展開することもできます。 例えば余剰在庫が他に比べて目立ち始めている商品については、早いタイミングでセールを実施し、売り切りを目指すことが可能です。 あるいは人気商品との抱き合わせを敢行し、利益率を保ったまま在庫をさばくようなアプローチも、トレンドがあるうちに展開できるでしょう。 在庫を抱え続けることは、店にとって良い影響を与えることはありません。 損失を回避し、売れるものを売り続けるためにも、POSレジの有効活用は大切です。
POSレジの強みは、複数拠点でデータを共有し、相互にサポートができる点にあります。 Aの店で品薄になっている商品を、Bの店から持ち出して早期に在庫を補填したりといった施策に応用が可能です。 在庫状況をお互いの店舗で確認でき、店舗の責任者の意思決定に依存することなく、フラットな店舗経営を行えます。 立地の違いや客層の違いなども踏まえた、柔軟性の高い経営スタイルの構築にも役立つでしょう。 関連記事： 【徹底解説】POSレジの機能一覧！業種別のおすすめ機能と活用シーンを紹介
POSレジの便利機能は、レジ機能や売上管理機能、在庫管理機能だけではありません。店舗運営をより効率的にする多彩な機能が備わっています。ここでは、POSレジの便利機能を解説します。
POSレジの顧客管理機能は、顧客情報の登録や分析ができる機能です。氏名や性別、年齢、購入履歴などから、性別や世代ごとの人気商品やリピート傾向を把握でき、販売戦略に活かせます。
たとえば、以下のような販売戦略に活かすことが可能です。
このように、リピーター施策に対応しており、来店頻度の向上や顧客満足度のアップが期待できます。
勤怠管理機能が備わっているPOSレジを使えば、紙のタイムカードは不要です。スマホやパソコンから勤怠申請できれば、シフト管理や出退勤の記録がクラウド上でリアルタイムに確認できるようになります。
管理者の負担が軽減されるだけでなく、シフト表の作成や給与計算の手間も大幅に削減できます。スタッフの勤怠状況を見える化することで、不正打刻の防止や人件費の適正化にも貢献する便利な機能です。
POSレジが外部システムと連携できる場合、業務効率が大幅に向上します。
以下のような外部システムとの連携が可能です。
たとえば、ECサイトと在庫・売上情報を共有できれば、店舗とオンラインショップのデータを一元管理でき、過剰在庫や欠品のリスクを抑えられます。また、キャッシュレス決済端末や会計ソフトとの連携により、レジ業務や経理作業もスムーズになるでしょう。
複数の業務システムを連携できることで、ヒューマンエラーの削減や大幅な業務効率化につながる点がメリットです。
操作トレーニング機能が搭載されたPOSレジは、新人スタッフの教育に役立ちます。実際の会計操作を模した画面で繰り返し練習できるため、本番前に自信をつけられ、レジ業務でのミスを防ぐことが可能です。
業種によっては多機能なPOSレジもあり、操作に慣れるまでに時間がかかりがち。しかし、トレーニング機能を活用すれば、短期間で習得できるようになります。操作トレーニング機能によって新人教育の負担が減り、現場の即戦力を早期に育てることができるでしょう。
POSレジを使っていると、意図しないエラーや手違いが操作の過程で発生することがあります。 POSレジの操作でトラブルが発生し、その際に迅速に対処ができないと、会計処理が遅れてしまい、顧客を待たせてしまうおそれがあります。 また、記録したデータに誤りが発生し、正しく売り上げの記録などを行えない懸念も考えられます。 POSレジ操作における主なエラーとして
といったトラブルの発生が起こりがちです。 それぞれの対処方法についてあらかじめ把握しておき、いざという時に迅速な対処ができるよう備えておくことをおすすめします。
POSレジを使っているとよく起きるのが、バーコードの読み取りエラーです。 バーコードが正しく読み込まれない、POSに記録されないといったトラブルです。 原因としては、まずバーコードリーダー本体のエラーが考えられます。端末を一度再起動したり、設定を見直すことで解決できる場合があります。 また、バーコードそのものが機能していないというケースも見られます。他の商品で読み込みができるかどうかを確認し、原因の特定を確実に行いましょう。
金額を誤って入力するなどして、小計の計算にミスが発生するケースも頻繁に発生します。 これはPOSレジに限った話ではありませんが、レジ業務に支障をきたすため正しく対処しなければなりません。 レジ業務にまだ慣れていない場合、対応に慣れているスタッフによるダブルチェックをはさむなどして予防に取り組みましょう。
特別な操作をしていないにもかかわらず、何らかのエラーが現れることがあります。 特に自社向けのカスタマイズを施している場合、互換性などの問題からエラーが発生する可能性も高まります。 このようなシステムエラーは、ソフトや端末の再起動で解決しない場合、ベンダーのサポートを受けながら対処しなければならない可能性が高いです。 業務中に深刻なトラブルにみまわれないよう、あらかじめテスト運用を本格稼働前に試しておきましょう。
POSレジの画面は、業種によって若干の違いがあります。それぞれの業種に適した画面設計や機能が搭載されているため、自店舗の業種に合ったPOSレジを選ぶことが大切です。
ここでは、飲食店、小売店、美容室、整体院のPOSレジ画面の特徴について解説します。
飲食店向けのPOSレジ画面は、ホールとキッチンの連携をスムーズに行う設計になっています。注文が入力されると、即座にキッチンに情報が送信され、調理状況がリアルタイムで確認できるのが特徴です。
提供までの時間が短縮され、オペレーションの効率が向上します。また、予約管理機能と連動しているシステムなら、事前に来店客の情報を確認できるため、アレルギー対応や好みに合わせたサービス提供など、個別対応が可能です。
飲食店で発生しがちな混雑時のミスを減らし、迅速に対応できる点がメリットといえるでしょう。
小売店向けのPOSレジは、在庫管理と売上分析に強みがある画面構成です。バーコード読み取りによって在庫数がリアルタイムで更新されるため、棚卸しの手間を大幅に削減できます。
また、売上実績や商品別の売れ筋データをグラフで視覚的に確認でき、販売状況を直感的に把握できるのも利点です。より高度なPOSレジであれば、曜日や時間帯など細かな傾向を分析し、セールや陳列変更の判断材料として活用できます。
POSデータをもとにした精度の高い販売戦略を実現できるのが、小売店向けPOSレジ画面の特徴です。
美容室で使用されるPOSレジ画面は、予約と顧客情報の管理が重要となっています。予約台帳との連携により、各スタッフのスケジュールや顧客の来店予定が一目でわかり、スムーズな接客が可能です。
また、施術履歴や使用した薬剤、スタイリストの指名状況なども記録できるため、顧客ごとにパーソナライズされたサービスを提供できます。前回の内容を踏まえて最適な提案ができるため、顧客満足度やリピート率の向上にもつながるでしょう。
整体院向けのPOSレジ画面は、施術履歴の管理と顧客ごとの健康状態の把握に優れているのが特徴です。来店ごとの施術内容や体の変化などを記録でき、継続的なケアに役立ちます。
また、来店頻度や利用履歴を確認することで、適切なタイミングでのフォローアップやキャンペーンの案内が可能となり、リピート率の向上が期待できます。POSレジによって紙のカルテ管理からデジタルに移行することで、業務効率も大幅に改善され、サービス品質の安定化にもつながるでしょう。
POSレジ導入後、システムを本格稼働する上では以下の4つの事前準備にあらかじめ取り組んでおく必要があります。 導入したPOSレジに、事前に設計した通りの機能が備わっているかを確認します。 続いて、レジ業務を速やかに行えるよう、商品や価格情報を端末に登録しておきましょう。 カード決済などに対応させるには、周辺機器とPOSレジ本体を接続し、設定しなければなりません。 運用環境が整ったら、従業員教育を進め、レジ業務を円滑に行えるよう備えておくことが大切です。
初期設定を行うとともに、運用前に、POSレジにカスタマイズした機能を確認しましょう。
各機能はどのように使えるのか、タッチパネルを操作し、確認してみることがおすすめです。
会計時の手動入力作業を最小限に抑えるには、商品の名称や価格情報を事前に登録しておくことが大切です。
バーコードの読み取りやレジ上での操作だけで、簡単に商品登録ができます。
商品登録に際しては、商品の名前だけでなく、そのカテゴリや説明、在庫数といった情報まで詳しく記入することができます。
あらかじめ細かく設定しておけば、高度なデータ活用につながるでしょう。
POSレジの種類によっては、バーコードスキャナーや自動釣銭機などの周辺機器を契約している場合もあるでしょう。
その場合、周辺機器とPOSレジ本体との接続を行う必要があります。
また自社の既存システムと連携する場合には、導入時にまとめて連携しておきましょう。
こうした初期設定や周辺機器との接続などは、専門的な知識が必要であるため、各種設定をサポートしてくれるPOSレジ提供会社を選定しておくとスムーズに準備が進みます。
POSレジ導入によってこれまでとはオペレーションが変わるため、マニュアルやルールを作成し、従業員への教育を行いましょう。
導入するPOSレジによっては、お客さまにも使い方をサポートする場面も出てくる可能性があります。
そのため、お客さまへのサポート方法についても事前にシミュレーションするなど、対策しておくことがおすすめです。
POSレジを提供しているCASHIERでは、これらの事準備におけるサポートを無料で行っています。
詳細は、こちらからご覧ください。
POSレジは、従来のレジスターと比べ多機能でありながらも、直感的な操作性を実現したレジです。 事前に機能や活用方法を把握しておくことで、飲食店や小売店において業務効率化や売上の向上などのさまざまな効果につながるでしょう。 CASHIERでは、導入時のサポートだけでなく、運用後のサポート体制も充実させております。 はじめて導入される企業も、お気軽にご相談ください。
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