POSの基礎知識
POSレジなど、店舗で長く使用する設備は固定資産として扱われるため、経営に大きな影響を与えます。また、POSレジの法定耐用年数は5年となっており、5年が経過すると減価償却ができないため、決算の際には耐用年数から減価償却を行うなどの処理が必要です。
そのため、店舗運営において設備や機器の耐用年数や減価償却に関する知識は知っておくべき内容となります。
そこで本記事では、POSレジやPOSシステムの耐用年数や購入とリースの違いを解説していきます。
店舗の設備投資を行なう際には、購入が良いのかリースがいいのかを正しく判断するためにも、まずは購入とリースの違いを知っておく必要があります。ここでは、購入とリースの違いを詳しく解説していきます。
購入時に代金を一括で支払い、購入したモノは購入者の所有物になります。購入後には資産となり、購入費用の全額を一括で経費処理できない場合があったりと減価償却が必要であったりする為会計処理が煩雑になります。
固定資産税や動産保険など、新たな支払いが発生する場合もあります。一方で、手数料の支払がなく、長期の利用が見込まれる場合には割安となり適しているというメリットがあります。
購入者の所有物となるため、細かい免責事項などを気にせずに利用できるでしょう。
利用者が希望するモノを選択し、販売業者と利用者との間にリース会社が入って利用者に代わってリース会社がモノを購入します。
モノはリース会社の所有物になり、利用者はリース会社からモノを賃借して利用します。新品・新製品を月額リース料で利用することができますが、原則として契約期間中の解約ができません。月額のリース料には手数料などが含まれるため、現金一括購入と比較すると割高になるという特徴があります。
また、モノの所有権はリース会社にありますが管理責任は利用者にあり、リースしたモノが滅失したり故障により使用できなくなった場合でも、リース会社に対して残りのリース料を支払う義務があります（実際には保険金との差額精算になります）。
リースのメリットとしては、月額リース料を全額費用として計上でき、償却資産税や固定資産税などの申告・納付や、保険などの管理が不要となり事務コストをカットできるということが挙げられます。モノの利用に対するコストを毎月一定金額支払うため、コストパフォーマンスを把握しやすく予算の見通しも立てやすい点も特徴的なメリットです。
POSレジを導入する際に購入とリースでどのように判断したら良いのか判断が難しい場合も多いでしょう。
どちらにするかを判断する前には、まず固定資産税の減価償却と耐用年数について理解しておくことが重要です。
1年以上使用される機械や設備などの資産は固定資産と呼ばれ、減価償却という財務・税務上の処理が必要になります。POSをはじめとするレジも、店舗などの決まった場所で長期的に継続して利用することが想定されているため、固定資産という扱いになります。
このような固定資産は、長期の利用で劣化するにつれ少しずつその価値が失われていきます。そのため、毎年その年に損なわれた価値の分だけのお金を払ったと考え、固定資産を購入した年に費用を一括で計上をしません。この「徐々に資産の価値が減っていく」という考え方を減価償却と呼びます。
対象となる固定資産は、パソコン、バーコードスキャナ、キャッシュドロワーなどの周辺機器も当てはまりますが、10万円以下のモノに関しては購入年の年度末に全額を経費として一括計上できるため、減価償却費は発生しません。
固定資産を減価償却する際は、「耐用年数」に従って経理処理を行う必要があります。国税庁が定める「耐用年数表」には、モノの種類によってそれぞれ耐用年数が決められていて、耐用年数の期間内でモノの減価償却処理を行います。
POSレジやPOSシステムは5年と定められており、5年を経過すると機器を引き続き使用できたとしても減価償却ができなくなります。POSレジに付随するキャッシュドロアー、バーコードリーダー、決済端末、ハンディターミナルなどの周辺機器も耐用年数は5年です。
しかし、レジ機器のほかレジに関係するパソコンなどは耐用年数が異なるため、導入する機器の耐用年数は事前にしっかりと確認しておきましょう。
また、リースでPOSレジを導入した時にもリース資産として減価償却を行う必要があります。そして固定資産とリース資産とでは耐用年数が異なってくるため、注意が必要です。
リースの場合は、リース契約期間を耐用年数として扱うため、6年や7年の契約であれば購入時の耐用年数5年と比べ長い期間にわたり減価償却をすることができます。
リース契約は初期費用を抑える事ができますが、基本的には長期利用が前提となり一旦契約すると利用者都合の中途解約ができません。
そのため、イベントや短期間を想定してモノを利用する場合にはレンタルで契約することがおすすめです。POSレジに関しても、レンタル形態でサービスを提供している会社が近年増えてきています。
私たち株式会社ユニエイムも、レンタルPOS事業としてアンドロイドのクラウドPOSを短期イベントから常設店舗に至るまで幅広くレンタルで提供しています。イベントの際に求められるスピード感に対しても柔軟なサービスを展開しており、POSレジだけでなくレジスターや決済端末も短期間レンタルすることができます。
レンタルの最大のメリットは、限られた期間であっても必要なモノの利用ができる点です。終わった後にモノを保有する必要がなく便利ですが、一方で利用料が割高になる傾向があるため、利用を長期間続ける場合は購入あるいはリースの方が有利になるでしょう。
また、リースでは利用者が使いたいものを選びリース会社が新品を購入しますが、レンタルの場合は借りられる機種がサービス提供元の持つ在庫に限られてしまいます。
POSレジを導入する際には、補助金を活用することもできます。ITツールを導入して業務効率化と売上向上を目指す事業者を支援するもので、「IT導入補助金」というものがあります。
POSレジ導入に関しては、本体すなわちハードウェアの購入やリースは補助対象にならず、パソコンやタブレットなどのハードウェアのみでの申請は不可となっています。
また、導入されるITツールは「IT導入支援事業者」によって事務局に登録されたものである必要があり、好きなツールを導入できるというわけではありません。少しややこしい印象がありますが、ITベンダーやサービス事業者といった「IT導入支援事業者」が申請等のサポートを行う仕組みになっているため、ITの知識がない方でも安心して取り組むことができます。
POSレジには多様な機能が備わっており、お店の運営や会社の経営に欠かせない便利な機器ですが、タブレットPOSが増えてきている昨今においても内容によっては高価になり得るので、導入方法については経営計画に合わせた判断が必要です。
自社の運用形態にあった導入・運用計画を立て、補助金を活用しながら戦略的な経営に役立てましょう。
