POSの基礎知識
多くの店舗で利用されるPOSレジですが、従来のレジスターとの違いがいまいちわからず、どちらを利用すべきか戸惑う方も多いはずです。
違いを知らないまま導入を進めてしまうと思ったよりも導入効果を得られなかったり、業務の煩雑化につながったりするでしょう。そのたえ、それぞれの違いを理解したうえでPOSレジの導入を検討するのがポイントです。
そこで本記事では、POSレジとレジスターの定義や形態、レジ機能の違い、それぞれのメリット・デメリットについて詳しく解説します。
POSレジと従来のレジの定義の違いについて解説します。
POSレジとはPOSレジシステムとも呼ばれ、商品・サービスを販売したリアルタイムの情報を収集・蓄積・分析できるレジです。 スピーディーな会計業務を実現するとともに在庫管理やマーケティング施策にも役立つことから、小売業や飲食店などさまざまな業種で導入が進んでいます。 POSレジの詳細は、以下の記事をご覧ください。 関連記事：POSレジとは？種類や機能、選び方を徹底解説
従来のレジスターは会計業務に特化していることから、商品の金額や釣銭を計算することと、金銭の収納が主な機能です 機能性が非常にシンプルであることや導入費用や運用費用が安く抑えられることで、個人商店のような小規模な店舗においてはレジスターの使用を続ける企業もあります。
ここでは、POSレジとレジスターの形態の違いについて解説します。
POSレジの形態には、主に以下の3つがあります。
ターミナル型POSレジは、一般的によくみるタイプのPOSレジです。情報を収集・蓄積できるPOSシステムを搭載したレジのことで、すべての機能を1台のハードウェアにまとめています。 高機能かつカスタマイズできる柔軟性を兼ね備えている一方、導入費用が高額になりやすいという特徴があります。
タブレット型POSレジは、タブレットやスマホといった端末にPOSシステムのアプリをインストールするタイプのレジのことです。 導入費用や設置スペースの面で導入しやすい一方で、会計に必要なバーコードスキャナーやレシートプリンターなどの周辺機器を導入する必要があります。
パソコン型POSレジは、パソコンにPOSシステムのソフトウェアをインストールするタイプのレジのことです。 店舗運営に利用しているパソコンにそのまま利用できるため導入コストが安価で済む一方、タブレット型POSレジと同様に周辺機器を導入する必要があります。
従来のレジスターは、金銭を収納するドロワーとセットで提供されているのが一般的です。シンプルな機能性ゆえにサイズ展開も幅広く提供されているため、配置場所に困ることはないでしょう。 上記の形態の違いを把握しておき、店舗に合わせて導入することがおすすめです。
レジの導入を検討している際には、それぞれの違いをしっかりと理解しておくことが重要です。ここでは、POSレジとレジスターのできることの違いについて紹介します。
レジスターでは、購入された商品の合計金額や個数を記録する機能を備えていますが、POSレジでは記録機能に加え、さまざまなデータを収集する機能が備わっています。
具体的には、どんな人が、いつ、どのような商品を購入したかなど、マーケティングに活用できる顧客データや購買データを細かく管理が可能です。
そのため、これらのデータを活用することで、店頭キャンペーンや新商品開発などのマーケティング施策に役立てられるというメリットがあります。レジスターには分析機能が備わっていないため、集計作業に時間と手間がかかってしまいます。 集計作業が長引くほど、マーケティング施策の決定が遅れてしまうというデメリットがあるのです。
POSレジはインターネット環境を利用してシステムを使用します。収集したデータは、サーバーに保存されます。一方、レジスターはインターネット環境を利用せずにオフラインで使用します。
収集したデータは、レジスターの機器本体にデータが保存されます。 また、複数店舗を経営している場合、店舗別のデータとともに全店の売り上げや在庫状況についても本部は把握する必要があります。
レジがそれぞれ独立していると、各店舗からの報告をもとに、本部でそれを集計してチェックしなければなりませんでした。 しかし、POSを導入することで、売り上げ・在庫状況を本部で一元管理することが可能です。
リアルタイムでの売上の集計を確認したい場合には、各店舗のレジと本部のシステムをネットワークでつなげることが必要です。
レジスターは比較的古いハードウェアであるため、連携できる外部システムが限られています。そのため、近年普及しているキャッシュレス決済などの必要なシステムに対応することができない場合も考えられます。
POSレジでは、外部サービスとの連携に幅広く対応している機種が多いため、必要なニーズに対応することができるでしょう。 また、アプリをインストールするだけでシステム連携ができるなど、連携作業が簡単にできるということも特徴のひとつです。
導入後に失敗しないためにも、両者の違いを踏まえたうえでどのような特徴があるのかも理解しておくことが重要です。
POSレジを導入することで、以下のようなメリットがあります。
POSレジは、データ集計や分析に優れているため、単に会計業務を行うだけではなく、店舗経営に役立てられるというメリットがあります。収集したデータはリアルタイムで更新されるため、手作業で集計や管理業務を行う必要はありません。 そのため、業務効率の改善や人的ミスの軽減に大きく役立てられます。また、収集データを上手く活用することで、マーケティング施策の立案や販売戦略の改善を図れるようになります。 一方、デメリットとしては以下のことが考えられます。
POSレジは導入や運用コストがかかります。導入には、レジ本体や周辺機能やオプションの費用がかかります。運用コストとしては、月額料金やメンテナンスにかかる費用などが考えられるでしょう。 その他にも、消費税率変更やキャッシュレス対応などといった、社会情勢に合わせた定期的なアップデートが必要なため、導入後も定期的な投資が必要です。 また、インターネットを使用して利用することが前提となるため、インターネット環境に不具合が起きた際には使用できなくなってしまうのもデメリットのひとつです。
従来型のレジスターを導入するメリットは、以下のようなものがあります。
導入費用が比較的安いというメリットがあります。数万円程度で購入できるものもあり、保守運用のためのランニングコストも安価なものが多いです。 また、合計金額の計算や登録といった最低限の機能のみを備えているため、操作がシンプルで導入後すぐに使用できるというのも特徴のひとつです。 一方、従来のレジスターのデメリットとしては、以下のようなものが挙げられます。
しかし、シンプルな反面、売上集計などの業務を手作業で行う必要があり、時間と手間がかかるという業務効率の悪さがデメリットとして挙げられます。 他には、店舗経営における分析ができないため、販促活動に活用しづらい面もあります。それは、どんな商品が売れているかなどの経営に役立つデータ管理や分析機能は備わっていないためです。
メリット・デメリットで機能について簡単に触れましたが、それぞれに備わっている機能には具体的にどのような違いがあるのでしょうか？ レジを導入する際には、自店舗の業務や課題に合わせて機能を選ぶことが大切です。
基本的には、購買される商品の金額と顧客から支払われる金額の計算を行い、会計に関するデータを記録する機能です。レジスターでは、購買が発生するたびにスタッフが手動で商品情報を入力して会計を行います。 そのため、そのスキルはスタッフに依存することになります。商品情報の入力を覚える、スタッフの教育に時間がかかるなどスキルを向上させるためにリソースを費やす必要があるでしょう。POSレジの場合は、事前に端末に商品のバーコードを読みこませて、システムに登録することが必要です。一度、登録を行っておけば、データをもとに会計が自動でできるため、短時間かつ正確に会計処理ができるようになります。 スタッフのスキルに依存することがなく、会計に関わる業務を標準化することができます。
レジスターは、会計時に入力した商品情報の価格や個数を記録できますが、商品ごとの売上推移や指定期間ごとの集計はできません。そのため、手動で集計作業を行う必要があり、時間と手間がかかるものです。 POSレジは、販売情報を多角的に収集及び分析できます。たとえば、顧客層単位や時間単位、前年比などで自店舗の販売情報を把握できるため、より高度な分析に活用が可能です。 これにより、自店舗の課題を把握し、改善施策を実施するPDCAを回せるようになるでしょう。
レジスターは、インターネットを使用していないため、店舗ごとのデータの共有ができません。各店舗での集計を別システムで集約させてから、店舗ごとの比較などの分析をする必要があります。 POSレジでは、複数店舗のシステムを連携できるため、各店舗のデータを一元管理できます。各店舗の売上情報や在庫状況などをリアルタイムで確認できるため、より複数店舗管理が効率良く行うことになるのです。 また、他店舗の状況を把握することで、自店舗の運営改善に役立てられるでしょう。 POSレジで利用できる機能の詳細は、以下の記事をご覧ください。 関連記事：【徹底解説】POSレジの機能一覧！業種別のおすすめ機能と活用シーンを紹介
POSレジは、あらゆるデータを収集して分析できるため、店舗経営の改善や業務効率化の向上に大きく役立てることができます。 また、近年ではタブレットやスマートフォンにアプリをインストールするだけで利用できるクラウド型のPOSレジもあり、POSレジの導入が普及しています。 その反面、コスト面での導入ハードルが高いという特徴があります。 しかし、レジスターは導入コストを抑えられる反面、店舗経営における業務の手間や時間がかかってしまうという課題もあるため、これからレジを導入するという方は、両者の特徴や違いをしっかりと理解した上で自店舗にあったレジを導入するようにしましょう。
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